Институционална поставеност

е висок функционер во владата или во државната администрација и ја обезбедува целокупната координација на помошта во рамките на ИПА Регулативата за имплементација. Истиот има задача:

1. да осигури партнерство помеѓу Комисијата и земјата–корисничка, како и тесна врска помеѓу генералниот процес на пристапување и користење на помошта според ИПА Регулативата за имплементација;
2. има целосна одговорност за:
   • кохеренцијата и координацијата на програмите обезбедени со оваа Регулатива,
   • годишното програмирање во рамки на компонентата за помош во период на транзиција и институционална надградба на национално ниво,
   • координацијата на учеството на земјата–корисничка во соодветни прекугранични програми со земјите–членки и со други земји–кориснички, како и во меѓународните, меѓурегионални програми или програми за морски басени според други инструменти на Заедницата. Националниот ИПА координатор може да ги доделува задачите во врска со оваа координација на координатор за прекугранична соработка,
3. да подготвува и, по испитувањето од Комитетот за следење на ИПА, да доставува до Комисијата годишни и завршни извештаи за спроведувањето на ИПА како што е дефинирано во член 61(3), со примерок и до Националниот координатор за авторизација.

Стратешкиот координатор го назначува земјата–корисничка со цел истиот да обезбеди координација на Компонентата за регионален развој и Компонентата за развој на човечки ресурси под одговорност на националниот ИПА координатор. Стратешкиот координатор е функционер во државната администрација на земјата – корисничка, без директна вклученост во спроведувањето на односните компоненти.

Стратешкиот координатор особено:

• ја координира помошта доделена во рамките на компонентата за регионален развој и компонентата за развој на човечки ресурси;
• ја изработува Стратешката кохерентна рамка, како што е дефинирано во член 154 од ИПА регулативата за имплементација;
• обезбедува координација помеѓу секторските стратегии и програми.

Надлежниот координатор за акредитација е висок службеник во владата или во државната администрација на земјата – корисничка. Надлежниот координатор за акредитација е одговорен за издавање, следење, одложување и повлекување на акредитацијата на националниот координатор за авторизација и националниот фонд, во согласност со член 12 и 15 од ИПА Регулативата за имплементација.

Националниот координатор за авторизација е висок службеник во владата или во државната администрација на земјата – корисничка. Националниот координатор за авторизација има задача:

• како раководител на националниот фонд, да има целосна одговорност за финансиското управување со средствата од ЕУ во земјата – корисничка; истиот е одговорен за легалноста и регуларноста на основните трансакции;
• да биде одговорен за ефикасно функционирање на системите за управување и за контрола според ИПА Регулативата за имплементација.

За целите на став 1(а), националниот координатор за авторизација, особено, ги извршува следниве задачи:

• обезбедува гаранција за редовноста и законитоста на основните трансакции;
• изготвува и поднесува до Комисијата заверени изводи од трошоците и повикувања за наплата; националниот координатор за авторизација има целосна одговорност за точноста на повикувањето за наплата како и за трансферот на средства до оперативните структури и/или крајните корисници;
• го проверува постоењето и точноста на елементите за кофинансирање;
• обезбедува идентификација и навремено известување за секоја неправилност;
• ги врши потребните финансиски приспособувања во врска со пронајдените неправилности, во согласност со одредбите од член 50 од ИПА регулативата за имплементација;
• претставува контакт точка за финансиски информации помеѓу Комисијата и земјата – корисничка.

За целите на став 1(б), националниот координатор за авторизација, особено, ги извршува следниве задачи:

• одговорност за издавање, следење, одложување и повлекување на акредитацијата на оперативните структури;
• обезбедува постоење и ефикасно функционирање на системите за управување со помош според ИПА Регулативата за имплементација;
• обезбедува ефективен и ефикасен систем на внатрешна контрола во врска со управувањето на средствата;
• известува за системите за управување и за контрола;
• обезбедува правилно функционирање на системот за известување и за информирање;
• ги следи наодите на извештаите за ревизија добиени од органот за ревизија, во согласност со член 30(1) од ИПА регулативата за имплементација;
• веднаш ја известува Комисијата за секоја значајна промена во врска со системите за управување и за контрола, заедно со примерок од известувањето до надлежниот координатор за акредитација.

Согласно одговорностите утврдени во став 1(а) и 1(б), националниот координатор за авторизација изготвува годишна изјава за гаранција, како што е дефинирано во член 27 од ИПА Регулативата за имплементација.

Националниот фонд е тело во Министерството за Финансии со централна буџетска надлежност. Националниот фонд дејствува како централна благајна и е одговорно за задачи од областа на финансиско управување со помошта според ИПА Регулативата за имплементација, под одговорноста на Националниот координатор за авторизација.

Истиот е одговорен за организирање на банкарските сметки, барање средства од Комисијата, одобрување на трансферот на средства добиени од Комисијата за оперативните структури или крајните корисници, како и за финансиско известување до Комисијата. Раководителот на Националниот фонд е висок службеник од администрацијата одговорен за соодветното извршување на функциите на Националниот Фонд и за својата работа е директно одговорен на Националниот коодинатор за авторизација.

Според Системот за децентрализирано управување со ИПА помошта во Република Македонија, Секторот за централно финансирање и склучување на договори како дел од Оперативната структура надлежна за првите четири ИПА компоненти, надлежен за тендерирање, склучување на договори и извршување на исплатите во улогата на надлежен орган за склучување на договори, одговорен за финансиската и административната страна на јавните набавки преку договорите за услуги, набавки, градежни работи, грантови и твининг за сите програми/проекти и навремено имплементирање и извршување на програмите/проектите финансирани од ИПА помошта. Во овој процес Европската Комисија (ЕК) е надлежна да врши системска ex-ante контрола врз сите процедури во Оперативната структура.

Членот 28 од ИПА Регулативата за имплементација ги содржи сите надлежности и обврски на Оперативната структура. Оперативната структура е одговорна за управувањето и спроведувањето на дадената програма или програми, во согласност со принципите на стабилно финансиско управување.

За тие цели,истата извршува одреден број функции, што вклучуваат:

• изготвување на годишни и повеќегодишни програми;
• следење на спроведувањето на програмите и водење на работата на секторскиот комитет за следење, како што е наведено во член 59, имено преку обезбедување на потребните документи за следење на квалитетот при спроведувањето на програмите;
• изготвување на секторски годишни и финални извештаи за спроведување како што е дефинирано во член 61(1) и, по проверката од секторскиот комитет за следење, нивно поднесување до Комисијата, до националниот ИПА координатор и до националниот координатор за авторизација;
• обезбедување дека активностите одбрани и одобрени за финансирање ќе бидат во согласност со критериумите и механизмите што се применуваат во програмите, и истите да соодветствуваат со релевантните национални правила и правила на Заедницата;
• воспоставување постапки со кои се обезбедува задржување на сите документи кои се потребни за соодветна евиденција на ревизијата, во согласност со член 20;
• средување за постапките на тендери, постапките за доделување грантови, склучувањето договори, исплаќање но и поврат на средствата од крајниот корисник;
• обезбедување сите тела вклучени во спроведувањето активности да одржуваат посебен сметководствен систем или посебна сметководствена кодификација;
• обезбедување дека националниот фонд и националниот координатор за авторизација ги добиваат сите потребни информации за постапките и проверките што се извршуваат во врска со трошоците;
• воспоставување, одржување и ажурирање на системот за известување и за информирање;
• спроведување проверки со цел да се обезбеди дека пријавените трошоци се направени реално во согласност со правилата што се применуваат, производите или услугите се обезбедени во согласност со одлуката за одобрување и дека повикувањата за наплата од крајниот корисник се точни. Овие проверки опфаќаат административни, финансиски, технички и физички аспекти на активностите, како што е соодветно;
• обезбедување внатрешна ревизија на нејзините составни тела;
• обезбедување извештаи за нерегуларности;
• обезбедување сообразност со барањата за информирање и јавност.

Раководителите на телата што ја сочинуваат оперативната структура јасно се назначуваат и истите се одговорни за доделените задачи на нивните соодветни тела, во согласност со член 11 (3) од ИПА Регулативата за имплементација.

Крајна цел на Оперативната структура е воспоставување на целосно децентрализиран систем во кој потребата од ex-ante одобрение од страна на Комисијата за изборот на проекти, тендерирањето како и склучувањето на договорите ќе биде целосно отстранета.

Органот за ревизија го назначува земјата – корисничка и истиот е функционално независен од сите учесници во системите за управување и контрола и соодветствува со меѓународно прифатените стандарди за ревизија. Органот за ревизија е одговорен за проверка на ефикасното и стабилно функционирање на системите за управување и за контрола.

Органот за ревизија, на одговорност на својот раководител, особено:

• во текот на една година, изработува и исполнува годишен работен план за ревизија, што опфаќа ревизии за проверка на:
  • ефикасното функционирање на системите за управување и за контрола,
  • веродостојноста на сметководствените информациите доставени до Комисијата.

  Ревизијата опфаќа ревизии на одреден број активности или трансакции, и проверка на постапките.

  Годишниот работен план за ревизија се поднесува до националниот координатор за авторизација и до Комисијата пред почетокот на секоја односна година.

• го поднесува следново:
  • годишен извештај за активностите на ревизијата според моделот во рамковната спогодба, утврдувајќи ги ресурсите што ги користи органот за ревизија, како и резиме на слабостите во системите за управување и за контрола или во резултатите од трансакциите од извршените ревизии во согласност со годишниот работен план за ревизија за изминатиот период од 12 месеци кој завршува на 30 септември од односната година. Годишниот извештај за активностите на ревизијата се поднесува до Комисијата, до националниот координатор за авторизација и до надлежниот координатор за акредитација, до 31 декември секоја година. Првиот таков извештај го опфаќа периодот од датумот на влегување во сила на оваа регулатива до 30 ноември 2007 година,
  • годишно мислење според моделот утврден во рамковната спогодба за тоа дали системите за управување и за контрола функционираат ефикасно и дали се во сообразност со барањата на оваа регулатива и/или други договори помеѓу Комисијата и земјата – корисничка. Мислењето се доставува до Комисијата, до националниот координатор за авторизација и до надлежниот координатор за акредитација. Мислењето го опфаќа истиот период и ги има истите временски рокови како и годишниот извештај за активностите на ревизијата,
  • мислење за каков било завршен извод од трошоците поднесен до Комисијата од националниот координатор за авторизација, за затворањето на програмата или некој нејзин дел. Каде што е соодветно, завршниот извод од трошоците може да вклучува повикувања за наплата во форма на сметки што се поднесуваат на годишно ниво. Мислењето за каков било завршен извод од трошоците се изработува според моделот даден во анекс кон рамковната спогодба. Ова мислење се однесува на оправданоста на завршното повикување за наплата и точноста на финансиските информации и, каде што е потребно, е дополнето со завршен извештај за активностите на ревизија. Истото се испраќа до Комисијата и до надлежниот координатор за акредитација во исто време кога соодветниот завршен извод од трошоците се поднесува од националниот координатор за авторизација, или барем во рок од три месеци од поднесувањето на тој завршен извод од трошоците.

Дополнителни посебни барања за годишниот работен план за ревизија и/или извештаите и мислењата споменати во став (б) може да се утврдат во секторските спогодби или спогодбите за финансирање.

Со оглед на методологијата на ревизијата, извештаите и мислењата за ревизија потребни според овој член, органот за ревизија е во сообразност со меѓународните стандарди за ревизија, особено во областите на процена на ризикот, материјалноста на ревизијата и земањето мостри. Таквата методологија може да биде дополнета со понатамошни насоки и дефиниции од Комисијата, имено во врска со соодветниот општ приод кон земањето примероци, нивото на доверливост и материјалноста.